Il collegamento RT-POS può essere effettuato tramite l’inserimento manuale dei dati

Gli operatori che usano registratori telematici per emettere documenti commerciali e avevano un POS attivo a gennaio stanno comunicando il collegamento tra i sistemi di pagamento e certificazione. Questo è necessario entro il 20 aprile, secondo quanto previsto dall’articolo 2, comma 3 del DLgs. 127/2015 (vedi “Primo collegamento tra POS e registratori entro il 20 aprile” del 6 marzo). Il portale Fatture e Corrispettivi offre un servizio web nell’area riservata che permette di associare la matricola del registratore ai dati identificativi del POS tramite la funzione "Collegamenti dispositivi POS". 

Già nel mese di febbraio, per aiutare gli esercenti nella nuova procedura, l’Agenzia delle Entrate aveva pubblicato una Guida con alcuni allegati e una serie di FAQ contenenti indicazioni operative. Successivamente, con il rilascio del servizio, l’Agenzia ha fornito ulteriori chiarimenti aggiornando le FAQ già citate, da ultimo il 25 marzo. 

Un problema iniziale riguardava l'errata esclusione di un POS dall'elenco dei dispositivi disponibili per il collegamento. Il servizio web permette all'esercente di visualizzare tutti i dispositivi di pagamento di cui è titolare e anche di segnalarne la “chiusura”, escludendoli dalla lista qualora fossero POS dismessi, non riconosciuti come propri o utilizzati esclusivamente per operazioni non soggette all'invio dei corrispettivi. All'inizio le indicazioni suggerivano che tale esclusione fosse “irreversibile”; successivamente, però, l'Agenzia ha precisato che si può correggere un errore tramite la funzione di “Inserimento manuale”, fornendo dati come la denominazione dell’Acquirer, tipologia di POS, “Terminal ID” e numero del contratto di convenzionamento. 

Un altro caso che ha richiesto chiarimenti nelle FAQ riguarda i punti vendita in franchising dove la proprietà del POS e quella del registratore telematico non coincidono: il POS viene intestato al franchisor, mentre il registratore telematico rimane intestato alla partita IVA dell’affiliato. In questa situazione, l'Agenzia precisa che il collegamento tra i dispositivi è comunque obbligatorio; tuttavia, poiché l’affiliato non può accedere automaticamente ai dati POS tramite il servizio web, sarà necessario inserire manualmente queste informazioni attraverso la funzione apposita. 

Con la FAQ pubblicata il 25 marzo, è stato specificato che l’impresa dotata di un unico registratore fiscale presso la propria sede e che effettua prestazioni a domicilio, incassando i corrispettivi tramite POS presso le abitazioni dei clienti, non deve selezionare il flag “Dispositivo ambulante” nella comunicazione del collegamento tra gli strumenti, ma deve invece indicare l’indirizzo dell’unità locale dove si trova l’unico RT in uso. La classificazione come “ambulante” è infatti riservata esclusivamente ai casi in cui il registratore sia impiegato costantemente in modalità itinerante e non possa essere associato ad una specifica unità locale. 

Sono stati necessari ulteriori chiarimenti sull'indicazione delle modalità di pagamento dei corrispettivi al momento dell'emissione del documento commerciale. Si ricorda che l'obbligo di collegare i POS ai registratori si affianca all'obbligo, già in vigore dal 1° gennaio 2026, di registrare e trasmettere i dati dei pagamenti elettronici insieme ai corrispettivi. In pratica, il commerciante deve registrare la forma di pagamento effettuata per ogni vendita o servizio, scegliendo tra “contante”, “pagamento elettronico” o ticket (come buoni pasto, gift card, ecc.). Tuttavia, alcune modalità di pagamento hanno sollevato alcuni interrogativi. 

Per quanto riguarda i pagamenti effettuati tramite bonifico, l’Agenzia delle Entrate ha specificato che il documento commerciale deve indicare la modalità di pagamento come elettronica, anche se non è necessario alcun collegamento con il registratore telematico. Al contrario, se il pagamento avviene attraverso assegno bancario o circolare, bisogna considerarlo come pagamento in “contante”. 

Infine, nel caso in cui il pagamento elettronico venga effettuato dopo la consegna dei beni, è stato precisato che la cessione deve essere già considerata avvenuta ai fini IVA. Di conseguenza, il documento commerciale deve riportare la dicitura “Non riscosso”. Questo è conforme a quanto indicato dalla stessa Agenzia delle Entrate nella circolare n. 3/2020. In quell'occasione è stato anche chiarito che, quando il pagamento avviene dopo la consegna, non è necessario emettere un nuovo documento commerciale perché l’imposizione IVA è già stata perfezionata; il venditore può semplicemente attestare l'avvenuto pagamento con una quietanza.