Registratore telematico e POS: nuovi obblighi dal 1/1/2026

L’art. 1, commi da 74 a 77, Legge n. 207/2024 (Finanziaria 2025), disciplina l’integrazione tra il processo di certificazione fiscale (memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi) e quello di pagamento elettronico, con l’obiettivo di verificare la coerenza tra incassi derivanti da transazioni elettroniche e documenti commerciali emessi. È introdotto l’obbligo di realizzare l’integrazione tecnica e funzionale tra i registratori telematici (RT) e i dispositivi di accettazione dei pagamenti elettronici (POS fisici e soluzioni digitali). 

Tale obbligo si applica dall’1.1.2026 a tutte le tipologie di pagamento elettronico, incluse le operazioni tramite carte di credito/debito, app, wallet digitali e strumenti affini. 

Gli incassi elettronici tramite POS o altri metodi dovranno essere registrati dal RT e comunicati all’Agenzia delle Entrate, includendo: 

• corrispettivi giornalieri; 
• incassi elettronici giornalieri. 

Questa integrazione garantisce: 

• coerenza tra pagamenti elettronici e registrazione; 
• automazione della certificazione fiscale; 
• maggior controllo su eventuali discrepanze tra dichiarato e incassato. 

L'obbligo riguarda commercianti al dettaglio e soggetti assimilati (art. 22, DPR 633/72), come artigiani, alberghi e ristoranti. 

La modifica dell'art. 2, comma 3, D.Lgs. 127/2015 ha rafforzato il collegamento tra sistemi fiscali e di pagamento elettronico tramite la memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi. 

Il RT deve garantire l’inalterabilità, la sicurezza dei dati e l’integrazione tra registrazione dei corrispettivi e pagamento elettronico. Per questo, il dispositivo che gestisce i pagamenti elettronici deve essere sempre collegato al RT per registrare, memorizzare e inviare in modo aggregato i dati di corrispettivi e pagamenti giornalieri. 

In particolare, come desumibile dalla Relazione della Finanziaria 2025 il Legislatore ha introdotto: “un vincolo di collegamento tecnico tra gli strumenti di pagamento elettronico (sia fisici che digitali) con il registratore telematico in modo tale che quest’ultimo possa memorizzare sempre le informazioni minime di tutte le transazioni elettroniche (con esclusione di quelle che si riferiscono all’identificazione del cliente) e trasmettere all’Agenzia delle Entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri acquisiti dall’esercente anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi”. 

In considerazione dei costi a carico dei soggetti interessati per l'aggiornamento o la sostituzione dei dispositivi, dell'assenza di crediti d’imposta o incentivi finalizzati a ridurre l’onere finanziario, e della complessità tecnica relativa all’integrazione tra tali dispositivi, si rende opportuno un intervento da parte dell’Agenzia delle Entrate per la definizione di regole operative chiare e precise. 

Il regime sanzionatorio per le violazioni relative ai corrispettivi telematici si applica anche in caso di mancata trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici o del mancato collegamento tra gli strumenti. Ai sensi dell'art. 11, commi 2-quinquies e 5, D.Lgs. n. 471/97 (dal 1° gennaio 2026 si farà riferimento all'art. 36, commi 6 e 9, D.Lgs. n. 173/2024, Testo Unico sanzioni), sono previste le seguenti sanzioni: 

• € 100 per ciascun invio (fino a un massimo di € 1.000 per trimestre) in caso di mancato rispetto degli obblighi di memorizzazione e trasmissione dei pagamenti elettronici, se la violazione non incide sulla corretta liquidazione dell’IVA, senza applicazione del cumulo giuridico; 
• da € 1.000 a € 4.000 in caso di mancato collegamento del registratore telematico agli strumenti di pagamento elettronico (POS). 

Per quanto riguarda la sospensione della licenza/autorizzazione, l’art. 12, commi 2 e 3, D.Lgs. n. 471/97 (dal 2026 art. 37, commi 3 e 10, D.Lgs. n. 173/2024) stabilisce che: 

• Le sanzioni per violazioni ripetute degli obblighi di certificazione dei corrispettivi si applicano anche all’omessa, tardiva o incompleta trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici giornalieri; 
• Le sanzioni per mancata installazione degli apparecchi misuratori fiscali valgono anche per il mancato collegamento tra strumenti di accettazione dei pagamenti elettronici e quelli di memorizzazione/trasmissione dei corrispettivi. 

Ai sensi dell’art. 22, comma 5, del DL n. 124/2019, gli operatori che forniscono agli esercenti attività d’impresa o di lavoro autonomo strumenti di pagamento elettronico sono tenuti a trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dati identificativi degli stessi strumenti, nonché l’ammontare complessivo delle transazioni giornaliere effettuate. Con il Provvedimento del 21 marzo 2025 (che sostituisce il Provvedimento precedente del 30 giugno 2022), vigente dal 1° gennaio 2026, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito le modalità operative per adempiere al suddetto obbligo. 

Sono soggetti alla comunicazione tutti gli operatori che mettono a disposizione strumenti di pagamento elettronico agli esercenti, ossia i prestatori di servizi di pagamento (PSP) quali banche, istituti di pagamento, istituti di moneta elettronica e soggetti analoghi. 

Come stabilito dal Provvedimento 21.3.2025: 

• Trasmettere: tipo di POS, tipo di operazione, data della transazione, codice contratto convenzionamento, importo e numero giornaliero delle transazioni elettroniche dell’esercente. 
• L’invio è mensile ed entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo. 
• Usare le modalità telematiche previste dal Sistema di Interscambio flussi Dati (SID).