Conservazione delle fatture elettroniche entro il 29 febbraio 2024

Entro il 29 febbraio 2024 scade la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell'anno 2022. Per la conservazione occorre avvalersi dei servizi che l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti o affidandosi ai servizi resi da soggetti terzi (portali di fatturazione).

La conservazione elettronica delle e-fatture è obbligatoria per legge (art. 39 DPR 633/72) sia per chi emette, sia per chi riceve una fattura elettronica. Tale conservazione non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma un processo regolamentato dalla legge con il quale, deve essere garantito nel tempo le loro caratteristiche di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità, reperibilità del documento.

Questo processo di conservazione elettronica a norma è di solito fornito da operatori privati certificati, ma anche l'Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Per le fatture elettroniche emesse e ricevute, l'art. 3 c. 3 DM 17 giugno 2014 che rinvia all'art. 7 c. 4-ter DL 357/94 prevede l'obbligo della conservazione per la durata di 10 anni. L'operazione di conservazione deve essere effettuata annualmente, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Dal momento che per l'anno 2022 il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è scaduto il 30 novembre 2023, la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell'anno 2022 deve essere effettuata entro il 29 febbraio 2024.

Il servizio di conservazione delle fatture offerto dall'Agenzia delle Entrate è un servizio gratuito attivabile dall'apposita area “Fatture e Corrispettivi” che consente all'utente la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio. Entrando nel portale Fatture e corrispettivi e selezionando il link “Fatturazione elettronica” nella home page è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica.

Accedendo alla sezione “Conservazione” si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell'Accordo di servizio. Si potranno selezionare le due caselle presenti nella pagina, per attivare il servizio. Dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.

È possibile effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contemporaneamente, ad esempio Agenzia delle Entrate ed un'altra società privata che eroga il servizio di conservazione delle e-fatture.

Si ricorda che in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing, il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore.

Nel caso in cui un soggetto chiude la partita Iva la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall'Agenzia delle Entrate per 15 anni.

Infine, vista l'entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria per i soggetti forfettari, uno degli aspetti da considerare e proprio quello della conservazione anche per tali soggetti. Sarà opportuno abilitare la scelta della conservazione in fatture corrispettivi anche questi soggetti obbligati da quest’anno alla fatturazione elettronica.